Zdobycie odpowiednich kandydatów do pracy w firmie stanowi jedynie wstępny etap w budowaniu solidnego zespołu. Odpowiedni start ma kluczowe znaczenie zarówno dla nowych pracowników, jak i dla samej organizacji. Dlatego niezwykle istotne jest, aby poświęcić czas na odpowiednie przygotowanie oraz skorzystanie z właściwych narzędzi, które ułatwią adaptację nowego pracownika w środowisku firmowym. Sprawne przeprowadzenie procesu onboardingu staje się zatem nieodzownym krokiem.
Onboarding, znany jako „wprowadzanie na pokład”, obejmuje różnorodne działania, których celem jest jak najlepsze zintegrowanie nowego pracownika z strukturą firmy. Planowane wdrożenie ma na celu budowanie relacji zarówno z zespołem, jak i z nią samą, a także eliminowanie wszelkich niejasności dotyczących stanowiska pracy i zakresu obowiązków. Wprowadzenie nowego pracownika do świata gastronomii wymaga szczególnej uwagi i odpowiedniego przygotowania. Proces onboardingu, który obejmuje zarówno aspekty techniczne pracy, jak i umiejętności interpersonalne oraz znajomość specyfiki branży, może przyczynić się do sukcesu zarówno pracownika, jak i samego lokalu gastronomicznego.
Pracownik powinien zostać zapoznany z:
- strategią organizacji, jej misją, wizją, celami oraz kierunkami rozwoju,
- strukturą organizacyjną,
- firmowymi procedurami dotyczącymi np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin,
- szczegółowym zakresem obowiązków na swoim stanowisku, możliwości rozwoju czy awansu,
- pierwszymi zadaniami, obowiązkami i oczekiwaniami,
- zespołem i działami w firmie,
- miejscem pracy oraz obsługą sprzętu,
W szerszym kontekście, onboardingu można również postrzegać jako etap, w którym kandydat przechodzi transformację w pracownika, co wymaga rozpoczęcia budowania pozytywnego doświadczenia związanego z pracą. To właśnie podczas procesu wdrożenia kształtuje się pierwsze wrażenie dotyczące organizacji, komunikacji wewnętrznej, warunków pracy oraz atmosfery w firmie. Odbiór tych elementów może być naturalnie spontaniczny lub też celowo zaprojektowany. To drugie podejście pozwala na stworzenie najwyższej jakości rozwiązań, które mają długofalowe korzyści dla całej organizacji.
Co ciekawe skuteczność procesu onboardingu potwierdzają różnego rodzaju dane, w tym między innymi fakt, że 91% pracowników, którzy przeszli odpowiednią adaptację, pozostaje w organizacji. W porównaniu do tego, jedynie 30% pracowników w firmach, gdzie brakuje takiego systemu, decyduje się na dłuższą współpracę.
Jakie korzyści ma onboarding?
- zwiększona motywacja i zaangażowanie nowych pracowników,
- głębsze poczucie przynależności do firmy i budowanie silnych relacji w zespole i w organizacji,
- szybsze przystosowanie pracownika do nowej pracy, co przekłada się na jego efektywność i zdolność do samodzielnego działania,
- poprawa atmosfery w miejscu pracy, co wpływa korzystnie na motywację i produktywność,
- pozytywne opinie o firmie, zarówno na platformach społecznościowych jak Facebook, jak i na forach internetowych czy portalach takich jak gowork.pl,
- redukcja zwolnień
Onboarding pracownika krok po kroku
- Przygotowanie i zorganizowanie stanowiska pracy.
Pierwszym krokiem w procesie przygotowania miejsca pracy jest zapewnienie odpowiedniego wyposażenia, włączając w to niezbędne narzędzia. Upewnij się, że pracownik ma dostęp do skrzynki mailowej i odpowiednich programów potrzebnych do wykonywania codziennych obowiązków. Podobnie rzecz ma się w gastronomii gdzie nowo przybyła zatrudniona osoba powinna mieć swoje stanowisko pracy oraz zostać zapoznana z obsługą sprzętu kuchennego, technikami przyrządzania potraw czy kartą dań.
- Kontakt z pracownikiem.
Po ogłoszeniu kandydatowi wyniku rekrutacji, nie zapomnij o dalszym kontakcie. Warto przed jego pierwszym dniem pracy skontaktować się z nim mailowo lub telefonicznie, aby poinformować o szczegółach. Podaj datę spotkania, godzinę rozpoczęcia pracy oraz plan dnia, zapewniając mu jasność i pewność co do nadchodzących wydarzeń.
- Wyznaczenie pracownika, która wprowadzi nową osobę.
„Buddy” to osoba, która pełni rolę przewodnika i wsparcia w procesie onboardingu. Kluczowe jest, aby była ona osobą empatyczną, wykwalifikowaną i całkowicie zaangażowaną w swoją rolę. Jej zadaniem jest kompleksowa organizacja oraz przeprowadzenie wszystkich etapów onboardingu, zbieranie opinii zwrotnych od nowego pracownika oraz udzielanie natychmiastowych odpowiedzi na wszelkie jego pytania.
- Przedstawienie nowego członka reszcie zespołu.
Można to zrobić mailowo oraz ogłosić tę wiadomość podczas imprezy integracyjnej lub spotkania między działami, co dodatkowo wzmocni atmosferę wspólnoty i zaangażowania w firmowych wydarzeniach.
- Wyznaczenie celów i zadań.
W tym momencie istotne jest szczegółowe przedstawienie zakresu przyszłych obowiązków i zadań, obejmujących zarówno krótko-, jak i długofalowe perspektywy. Równie ważne jest poinformowanie o planowanych szkoleniach i spotkaniach oraz metodach ich ewaluacji.
- Pomoc i otwarcie na komunikację.
Upewnij nowego pracownika, że nie istnieją głupie pytania, i że zarówno Ty, jak i cały zespół, jesteście dostępni, aby pomóc i udzielić wszelkiej potrzebnej rady.
- Przeprowadzenie ewaluacji.
W tym etapie istotne jest dokładne ocenienie skuteczności i trafności przeprowadzonych szkoleń, z naciskiem na identyfikację kolejnych kroków i możliwości doskonalenia. Zdobycie tych wniosków ma na celu umożliwienie pracownikowi osiągnięcia samodzielności oraz pełnej kompetencji.
Teraz posiadasz wiedzę, jak sprawnie wprowadzić nowego pracownika do firmy! Należy pamiętać, że ten proces wymaga czasu i nie kończy się po kilku dniach. Ważne jest, aby śledzić efekty tego procesu po rozpoczęciu pracy przez nowego pracownika. Po dwóch tygodniach zapytaj go, czy ma wszystko, czego potrzebuje, i czy pojawiły się jakiekolwiek pytania lub wątpliwości. Jego obserwacje mogą być cennym źródłem informacji do udoskonalania procedur onboardingowych w firmie. Dzięki tym spostrzeżeniom zbliżasz się do stworzenia idealnego zespołu pracowników! W branży gastronomicznej, gdzie tempo pracy jest często szybkie, a oczekiwania gości wysokie, odpowiedni onboarding nowego pracownika może znacząco wpłynąć na jego efektywność oraz zadowolenie gości.
Bibliografia:
Davila, N., & Pina-Ramirez, W. (2018). Effective onboarding American Society for Training and Development.
Strategic Onboarding 2013: A New Look At New Hires, http://v1.aberdeen.com/launch/report/benchmark/8383-RA-strategic-onboarding-talent.asp